WooCommerce Számlázz.hu Dokumentáció

Ha egy webáruházat üzemeltetsz, vagy szeretnél üzemeltetni a jövőben, jelentős terhet vehet le a válladról, ha automata számlázási megoldást választasz. Ilyenkor nem kell minden egyes rendeléshez kézzel számlát írni, kinyomtatni azokat és csomagba rakni. Erre az egyik legjobb megoldás a WooCommerce alapú webáruházokhoz a számlázz.hu, amely az “Integration for Szamlazz.hu & WooCommerce” nevű bővítménnyel nagyon egyszerűen megoldható. Ha csak 1-2 terméket árulsz, használhatod a Gravity Forms bővítményt is, amivel egy sima rendelés űrlapot tudsz csinálni. Az alábbi bejegyzésben erről a két megoldásról tudhatsz meg többet.

Mi szükséges hozzá?

számlázz.hu rendszerében rendelkezned kell előfizetéssel. Az előfizetéshez javasolt a #digital csomag, ennek a havi nettó alapdíja 1241 Ft. Az aktuális árakat itt találod: https://www.szamlazz.hu/szolgaltatascsomag-osszehasonlitas/

A WooCommerce és a Gravity Forms bővítmény a Számla Agent nevű funkciót használja, ezen keresztül lehet automatikusan számlát kiállítani. Ennek a szolgáltatásnak sávos árazása van: 50 db bizonylatig nettó 1.500 Ft, 3000 darabig pedig nettó 5.000 Ft havonta. Ezekbe a számokba nem csak a konkrét számla, de a hozzá tartozó(opcionális) bizonylatok is beletartoznak, például díjbekérő, nyugta, szállítólevél stb… A Számla Agent által létrehozott e-számla ára nettó 5 Ft/db a havi díjon felül, csomagtól függetlenül.

Az összeköttetéshez pedig szükséges lesz az ingyenes verzióban is elérhető, Integration for Szamlazz.hu & WooCommerce vagy az Integration for Szamlazz.hu & Gravity Forms nevű bővítményre, amit innen tölthetsz le: 

A teljeskörű használathoz szükséged lesz a PRO verzióra, amit itt tudsz megvásárolni.Mivel ez nem egy hivatalos bővítmény, így a vásárlással támogathatod a fejlesztést is, akkor is, ha esetleg a PRO verzióban elérhető funkciókra nincs is szükséged.

Rendszerkövetelmények

A bővítmény használatához szükséges a cURL funkció. Ha nem tudod mi ez, kérd meg a tárhelyszolgáltatót, hogy kapcsolják be, de 99%, hogy már fut a tárhelyeden.

WooCommerce

Hogyan működik?

Amikor a vevőd felad egy rendelést az áruházadban, akkor a rendelést a WooCommerce adminisztrációs felületén látod és automatikusan egy státuszt fog hozzátársítani. Például átutalásos fizetésnél a “Fizetésre vár” státuszt, bankkártyásnál(amikor azonnal levonja a pénzt) pedig a “Feldolgozás alatt” nevű állapotot társítja. Amikor a rendelést teljesítetted(például feladtad a csomagot a vásárlónak), a rendelést a “Teljesítve” állapotra kell állítani. Általában ilyenkor célszerű a számlát is elkészíteni a vásárlónak. 

Ez a folyamat több ponton is változhat attól függően, milyen típusú terméket értékesítesz, milyen szállítási és fizetési módokat használsz. Szükséged lehet például díjbekérő vagy előlegszámlára átutalásos fizetés esetén, vagy sztornó számlára, ha a vásárlód nem fizette ki/vette át a rendelést.

Minden esetben érdemes elektronikus számlát készítened. Ez nem csak neked, de a vásárlódnak is tök jó: az ilyen típusú számlát a vásárlód elektronikusan, emailben kapja meg, PDF formátumban. Neked pedig nem kell a számlát kinyomtatni, aláírni, pecsételni és a csomagba rakni. A számlát automatikusan archiválja a számlázz.hu rendszere, így bármikor visszakereshető. Minden elkészült számla a WooCommerce webáruházban is tárolásra kerül, így sosem vész el véglegesen. Az e-számla elektronikus aláírással és időbélyeggel van ellátva, ez garantálja a hitelességét és eredetiségét. Ebből adódik az, hogy kinyomtatva nem lesz hiteles(így nem olvasható a digitális aláírás), tehát az e-számla nyomtatott verziója maximum egy nem hiteles másolatként használható csak fel. Sajnos nagyon sok könyvelő ezzel nincs tisztában. Ha neked is ilyen problémád lenne, ezzel próbálhatsz érvelni a nyomtatás ellen.

Telepítés

A bővítmény telepítése úgy működik, mint minden más WordPress bővítményé. A Bővítmények / Új hozzáadása keress rá a Számlázz.hu-ra és telepítsd a bővítményt. A frissítéseket így a WordPress rendszerén automatikusan megkapod. A bővítmény aktiválása után aktiválhatod a PRO verziót. Ehhez menj a WooCommerce / Beállítások / Integráció menüpontra és add meg a vásárláshoz használd e-mail címed és a kapott licensz kulcsot a beállítások oldalon:

Ha egy másik oldalon szeretnéd aktiválni a PRO verziót(pl csak tesztelted, de átváltanád az éles oldalra), ne felejtsd el deaktiválni, mert egyszerre csak egy oldalon lehet aktív a licensz kulcs.

Beállítások

A bővítmény rengeteg konfigurációs lehetőséget nyújt. A beállításokat 9 szekcióra bontva találod meg. Szinte minden opciónál találhatsz plusz leírást a kis kérdőjelre mutatva, de alább részletesen bemutatom, melyik opció mire való. A PRO verzióval jelölt funkciók csak a PRO verzió megvásárlása után érhetők el.

Fiók beállítások

Az első lépés az legyen, hogy megadod a Számla Agent kulcsot. A kulcsot megadhatod a wp-config.php fájlban is, így nem az adatbázisban kerül tárolásra sima szövegként:

A kulcs létrehozásához lépj be a Számlázz.hu vezérlőpultra és az oldal alján kattints a kulcs gombra:

Több fiókot használok
Kapcsold be ezt az opciót akkor, ha több számlázz.hu fiókod is van és fizetési, vagy szállítási mód szerint szeretnél másik fiókkal számlázni. A fiók neve bármi lehet, ez csak manuális számlakészítésnél fog megjelenni, így egyszerűbben beazonosíthatod, hogy éppen melyik fiókkal számlázol.

Áfakulcsok

Alapértelmezetten a számlára a nettó és bruttó értékekből számolt %-os érték kerül áfakulcsként(általában ez 27% lesz). Hogy külön számolja a nettó és bruttó árakat a rendszer, győződj meg róla, hogy megfelelően állítottad e be az adózás menüpont alatt a WooCommerce-et:

  • WooCommerce /  Beállítások / Általános / Adókulcsok és kalkulációk engedélyezése opció legyen bepipálva
  • WooCommerce / Beállítások / Adó oldalon nézd át a beállításokat, válaszd ki, hogy nettó vagy bruttó árakat adsz meg a termékeknek(bruttó javasolt, az okot lásd lejjebb)
  • WooCommerce / Beállítások / Adó / Normál árak oldalon hozz létre egy új adókulcsot, ahol az ország kódja lehet *(így minden országra érvényes), az adókulcs 27%, az adó neve pedig ÁFA.

A fenti példa természetesen a magyar áfakulcs beállítására szolgál. Ha áfakörön kívül vagy, vagy külföldre is értékesítesz, akkor kicsit bonyolultabb a beállítás és egyeztetned is kell a könyvelőddel. Itt találsz egy részletes leírást az adókulcsok beállításáról.

Számla beállítások

Számla típusa
Két lehetőség van, papír alapú és elektronikus számla. Fent már említettem, miért célszerű elektronikusra állítani, de konzultálj a könyvelőddel, hogy ő milyen megoldást ajánl. 

Számla típusa céges rendelésnél
Sajnos nem minden cég van felkészülve arra, hogy elektronikus számlát fogadjon. Ha sok céges rendelésed van, érdemes ezt az opciót papíralapúra állítani. Ha a vásárlód kitöltötte a cégnév mezőt, akkor ilyen típusú számlát fog létrehozni.

Fizetési határidő(nap)
A számlán feltüntetett fizetési határidő. Ha csak bankkártyás fizetési módot használsz, akkor nem szükséges megadni, ilyenkor a számla kiállításának ideje lesz a fizetési határidő. Ha van átutalásos fizetési mód is, akkor érdemes 5 vagy 7 napot beállítani. Célszerű a könyvelőddel egyeztetni, mi a jó megoldás. Ha más és más határidőt szeretnél egyes fizetési módoknál, egyedi kóddal megoldható, erre mutatok példát később.

Megjegyzés
Az összes számla bal alsó sarkában jelenik meg ez a megjegyzés. Megköszönheted például a rendelést. Ha a {customer_email} helyettesítő kódot beleírod, akkor a bővítmény automatán lecseréli a vásárló email címére. Használhatod még a {customer_phone} és a {transaction_id} kódokat is. Előbbi a vásárló telefonszámát, utóbbi a fizetési mód által eltárolt tranzakciós azonosítót jeleníti meg.

Egyszerre több megjegyzést is létrehozhatsz és feltételhez kötheted azoknak a megjelenítését a számlán. A feltétel lehet fizetési és szállítási mód, rendelés típusa(magán vagy céges), a számla nyelve és típusa, vagy akár a rendelésben lévő termékek kategóriája. A Hozzáadás a meglévő megjegyzés végéhez opció használatakor ha több megjegyzés is megfelel a kiválasztott feltételnek, akkor nem fogja felülírni a teljes megjegyzést, hanem a meglévő végére egy sorközzel megjeleníti .

Áfakulcs
Ha az alapértelmezett beállítás opciót használod, akkor a bővítmény megpróbálja kitalálni az áfakulcsot a WooCommerce Adó menüben beállított adózási osztályoknál megadott “Adó Neve” érték alapján. Győződj meg róla, hogy az Adó neve mezőben az alábbi értékek szerepelnek e: TAM, AAM, EU, EUK, MAA, F.AFA, ÁKK

Ha normál, 27%-os adókulcssal árulsz, akkor az Adó Neve értéke “Áfa” lesz. Mivel ez az érték nem szerepel a fent említett értékek között, ezért a bővítmény kiszámolja a százalékos értéket a tétel nettó és bruttó árából és ezt a százalékos értéket fogja feltüntetni áfakulcsként a számlán.

Ha a termékeidnek több áfakulcsa is van, akkor használhatod a WooCommerce beállításaiban megadható adózási osztályokat arra, hogy megkülönböztesd őket. A fentiek miatt a bővítmény így automatikusan a megfelelő áfakulcsokat fogja a tételeknél feltüntetni. Ha nem az alapértelmezett módot használod, akkor fixen felülírhatod az áfakulcsot, az összes terméknél ezt fogja beállítani. Lehetőségek: TAM, AAM, EU, EUK, MAA, F.AFA, ÁKK

Számlaszám előtag
Ezt akkor érdemes megadni, ha több rendszeren keresztül is állítasz ki automatikusan számlát. Ilyenkor előfordulhat, hogy ugyanazzal a rendelés számmal próbálna számlát készíteni, amit nem fog engedni. Ha megadsz egy előtagot, amit a sorszám elé fog írni, már egyből más lesz a számla sorszáma. Akkor is hasznos, ha szeretnéd elkülöníteni a webáruházas számlákat a manuálisan elkészítettektől. Fontos, hogy az előtagot előbb a számlázz.hu > beállítások > előtagok menüben meg kell adni. 

Számla nyelve
Itt beállíthatod, hogy milyen nyelven készüljön el a számla. Ezeket a nyelveket támogatja a számlázz.hu: magyar, német, angol, olasz, francia, horvát, szlovák, román, spanyol, lengyel, cseh

WPML és Polylang kompatibilitás
számlázz.hu bővítmény kompatibilis a WPML-el és a Polylang-al is. A rendelés nyelve szerint be tudja állítani automatán a számla nyelvét is. 

Mennyiségi egység
Ha szeretnél mennyisége egységet is feltüntetni a számlán, akkor itt adhatod meg, hogy mi legyen az alapértelmezett érték. Utána minden egyes terméknél felülírhatod ezt.

Két új mezőt fogsz találni a termék szerkesztésekor a Haladó fülön: Mennyiségi egység és tétel megjegyzés. Ha nincs megadva, akkor az alapértelmezett értéket fogja használni. A megjegyzést a tétel alá írja a számlázz.hu a számlán. Az extra mezők az egyes variációknál is megjelennek külön-külön, nem csak az egyszerű terméktípusnál.

Cégnév + név
Ha a pénztár oldalon nincs megoldva az, hogy cégnév mező opcionális(például egy jelölődoboz kijelölése után látszódik csak), sokszor megadják a vásárlók azt cégnévnek, hogy Nincs, N/A stb… Ilyenkor ez az érték kerül a számlára, a tényleges név pedig nem. Ezzel az opcióval mindkettőt ráírja a számlára. 

Szállítási adatok elrejtése
Ha be van kapcsolva, akkor nem fogja ráírni a számlára a szállítási adatokat.

Bank neve és számlaszáma
Ezt jeleníti meg az eladó információjaként a számlán. Ha nincs kitöltve, akkor a Számlázz.hu-n megadott értéket fogja megjeleníteni a számlán.

Automatizálás

Értelem szerűen ezekkel a beállításokkal tudod elérni azt, hogy a számlákat, díjbekérőket automatikusan létrehozza a rendszer.

Automata számlakészítés(PRO)
Válassz egy egy rendelési státuszt. Ha ebbe kerül a rendelés, akkor a számlán automatikusan létrehozza. Azok a státuszok is megjelennek itt, amit más bővítményekkel hoztál esetleg létre.

Automata sztornózás(PRO)
Kiválaszthatod azt a rendelési státusz, amikor a sztornó számlát létre kell hozni automatikusan. Természetesen csak akkor készül sztornószámla, ha rendes számla készült a rendeléshez.

Fizetési módok
Ennél a táblázatos nézetnél láthatod az összes bekapcsolt fizetési módot. Mindegyikhez külön-külön beállíthatod, hogy hány nap legyen a fizetési határidő, hozzon e létre díjbekérőt és hogy a számla elkészülte után megjelöle e teljesítettnek a számlát. 

  • Díjbekérő(PRO): célszerű akkor, ha átutalásos fizetési módot használsz
  • Teljesítettnek jelölés(PRO): a számlázz.hu rendszerében a számlákat meg tudod jelölni, hogy ki lett fizetve. Bankkártyás fizetésnél ezt lehet automatizálni, hiszen a fizetés azonnal megtörténik.
  • Előlegszámla(PRO): hasonló, mint a díjbekérős opció, csak ilyenkor a végszámla nullás számla lesz.

Szállítólevél számla mellé
Lehetőség van arra, hogy a számlakészítés mellett szállítólevelet is készítsen a rendszer. Egyes cégek (főleg multik) olyan struktúrában dolgoznak, hogy akár minden számla mellé megkövetelhetik a szállítólevél kiállítását, melyet a megrendelés teljesítésének igazolására használnak. 

Kuponok

Kupon külön tételként
Ha a vásárlásnál fel lett használva kupon, akkor a tételeket automatikusan a kedvezményes árral jelenítni meg a számlán. Ha ez az opció be an kapcsolva, akkor a tételek ára az eredeti marad és egy új tételként, negatív árral kerül levonásra a kupon által nyújtott kedvezmény.

Akciós termék megjegyzés
A számlázz.hu-n nincs lehetőség akciós árat megadni a terméknek, viszont ezzel az opcióval majdnem sikerülhet. A tétel megjegyzésénél feltüntetheted a termék eredeti és kedvezményes árát. Ezeket a helyettesítő kódokat használhatod:

  • {eredeti_ar}: a termék eredeti ára
  • {kedvezmeny_merteke}: a kedvezmény mértéke
  • {kedvezmenyes_ar}: a temrék kedvezményes ára

Például: “A termék eredeti ára {eredeti_ar} volt, a kedvezmény mértéke pedig {kedvezmeny_merteke}.

Ingyenes szállítás elrejtése
Ha a rendelésnél ingyenes volt a szállítás, nem tüntetni fel a számlán 0 Ft-os tételként.

Ingyenes rendelésnél ne készüljön számla
Ha a rendelés ingyenes volt, a számlakészítést automatikusan kikapcsolja, így se automatán, se manuálisan nem lehet számlát készíteni(de vissza lehet kapcsolni igény esetén).

Adószám

Adószám mező vásárláskor
A WooCommerce-ben alapértelmezetten nincs adószám mező. Ezzel az opcióval bekapcsolható, hogy a számlázási adatok között megjelenjen. Az adószámot a rendszer eltárolja, a vásárlónak küldött emailben és a rendelés adatai között is megjelenik. 

Csak 100.000 Ft áfa felett
Ezzel az opcióval csak akkor fog megjelenni az adószám mező, ha a rendelés áfatartalma több, mint 100.000 Ft: 2017. január 1-jétől hatályba lépett az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 169. § d) pont dc) alpontja, amely értelmében a számlán kötelezően fel kell tüntetni a vevő adószámát vagy csoportos adóalanyiság esetén a csoportos adószámot, ha a számla áfa értéke meghaladja a 100.000 forintot.

Adószám ellenőrzése
Ha be van kapcsolva, akkor a vásárlás oldalon először az adószám formátumát ellenőrzi, ha az helyes, akkor pedig a Számlázz.hu API-n keresztül az adószámot a NAV adatbázisában is ellenőrzi. A lekért adatokat eltárolja és a rendelés adatai között egy új dobozban megtalálod(cég neve, cím, stb…).

Adószám figyelmeztetés
Itt megadható az az üzenet, amit a vásárló lát a pénztár oldalon a 100.000 Ft feletti áfatartalom miatt. Az alapértelmezett érték: “A vásárlás áfatartalma több, mint 100.000 Ft, ezért amennyiben rendelkezik adószámmal, azt kötelező megadni a számlázási adatoknál.”

Adószám mező pozíció
Alapértelmezetten a cégnév mező alatt jelenik meg az adószám mező. A prioritással beállíthatod, ha mondjuk az űrlap végén szeretnéd megjeleníteni. Az alapértelmezett WooCommerce mezők prioritása tizesével változik.

Számla megosztás

Számlaértesítő
számlázz.hu emailben elküldi a vásárlónak a számlát. A PRO verzióban lehetőség van arra, hogy a számlát a meglévő WooCommerce emailekhez csatolja, így célszerű ezt kikapcsolni, ne kapjon egyel több emailt a vásárló a kelleténél.

Számlák beillesztése a WooCommerce e-mailekbe
A számlák a WooCommerce által kiküldött e-mailekbe lesznek elhelyezve, link formájában. Érdemes ilyenkor a számlaértesítőt kikapcsolni. Kiválaszthatod, hogy melyik e-mailhez csatolja a számlát.

Számlák csatolása a WooCommerce e-mailekhez
A számlák a WooCommerce által kiküldött e-mailekhez lesznek csatolva PDF formátumban.

Számlák csatolása
Mindegyik dokumentumtípushoz kiválaszthatod, hogy melyik WooCommerce emailhez csatolja a PDF fájlt, vagy helyezze el a letöltési linket a tartalomban. Egyedi emaileket is kiválaszthatsz itt, amit valamelyen bővítménnyel hoztál létre(és a WooCommerce / Emailek menüben megjelenik).

E-mail link pozíció
A letöltési link az emailben a rendelést összefoglaló táblázat előtt, vagy után lehet beszúrni.

Számlák a profilban
Ha a vásárló belép az oldalra, akkor a rendelések között látni fogja a számlát is és le is töltheti azt. 

Számlák továbbítása(PRO)
Vesszővel elválasztva megadhatsz több e-mail címet, amire az elkészült számlákat továbbítani fogja. Ezt használhatod automatizálásra például a Zapieren vagy az emailitin.com-on keresztül.

Egyéb beállítások

Vezetéknév / keresztnév csere
Ha a számlán rossz sorrendben jelenik meg a keresztnév és a vezetéknév, akkor ezzel az opcióval megcserélhető. Téma, fordítás és WooCommerce verzió függő, hogy éppen hogyan jelenik meg a First name / Last name mező, ezért van rá egy külön opció, hogy cseréni lehessen.

Fejlesztői mód
számlázz.hu részére egy XML fájlt kell küldeni, ezt csinálja meg a bővítmény a háttérben. Ha be van kapcsolva, akkor az XML fájlt nem fogja letörölni a rendszer, hanem eltárolja a wp-content/uploads/wc_szamlazz mappában. Bár ezek a fájlok publikusan nem érhetők el, de mivel a fiók jelszavát is tartalmazza az XML fájl, érdemes őket a fejlesztés után kitörölni és ezt az opciót kikapcsolni.

E-mail cím hibajelzéshez
Az itt megadott e-mail címre küld egy üzenetet a rendszer, ha volt egy sikertelen automata számlakészítési kísérlet. Az Agent hibákról a számlázz.hu is szokott küldeni, de ezzel az opcióval lehet egy másik címre is kérni értesítést.

Késleltetett számlakészítés
Lehetőség van arra, hogy automatikus számlakészítés esetén a számlát ne a rendelés elkészítése közben, hanem utána hozza létre, így a vásárló gyorsabban jut el a Köszönöm oldalra. Fontos, hogy ilyenkor a Számlázz.hu féle számlaértesítőt használd, ne a “Számla és nyugta csatolása rendelés emailekhez” opciót, mert előbb fogja kiküldeni az e-maileket, minthogy a számlát elkészíteni a rendszer.

Beállítások törlése
Ha be van pipálva, akkor a bővítmény letörlésekor a wp_options táblából letörli a számlázz.hu-val kapcsolatos adatokat.

Gyűjtőszámlához kapcsolódó rendelések státusza
Egy gyűjtőszámla létrehozása után a hozzá kapcsolódó rendelések státuszát megváltoztatja az itt beállított értékre.

Könyvelési adatok

Ha ezt a funkciót bekapcsolod, akkor termékkategóriánként beállathatod magyar és külföldi rendeléseknél a termékek könyvelési adatait:

  • Főkönyvi szám
  • Árbevételi főkönyvi szám
  • Gazdasági esemény
  • Áfa gazdasági esemény

A vevő főkönyvi azonosító opcióval a WordPress által tárolt felhasználói azonosítót küldi át a számlázz.hu-nak, ha a vásárlód regisztált és belépett a vásárlás előtt.

Számlák kezelése a rendeléseknél

Lehetőség van arra is, hogy számlákat manuálisan ugyan, de egy kattintással lehessen létrehozni. A rendelés részletei oldalon lévő számlázz.hu számla nevű dobozban található ez a megoldás. Az opciók gombra kattintva lehetőség nyílik arra, hogy díjbekérőt, szállítólevelet vagy előlegszámlát csináljon számla helyett a rendszer, illetve megadható a teljesítés dátuma, a fizetési határidő, a számla nyelve és a megjegyzés(ebben a mezőben a beállításoknál megadott megjegyzés az alapértelmezett érték). Ha több számlázási fiók van beállítva, akkor a fiókot is ki lehet választani. A számlakészítés kikapcsolása gombbal kikapcsolható a rendelésnél az automata számlakészítés, így a rendelés teljesítésekor sem készül számla hozzá.

Ebben a dobozban találhatók a létrejött számlák, illetve a sztornózás opció is. Ha esetleg a vásárló visszamondta a rendelést, vagy visszaküldte a terméket, akkor létrehozható a sztornó számla. A teljesítettnek jelölés opcióval pedig manuálisan megjelölhető a számlázz.hu rendszerében a teljesítés. 

Ha a rendeléshez nem készül számla, csak nyugta, akkor az alábbi formátumot fogod látni:

A számlákat a rendelések táblázatos nézetében az utolsó oszlopban lévő gombok segítségével is le lehet tölteni:

Ha az oszlopot nem látod, akkor ezt egyszerűen be lehet kapcsolni a jobb felső Mit lássunk gombra kattinva:

Számlákat a csoportos műveletekkel is létrehozhatsz. A rendeléskezelőben válaszd ki a rendeléseket és egyszerre készíthetsz számlát vagy sztornó számlát:

Ha a Számlák nyomtatása vagy letöltése opciót választod, akkor a bővítmény generál 1 darab PDF dokumentumot, amiben az összes kiválasztott rendeléshez tartozó számla szerepel és ezt automatikusan kinyomtathatod vagy letöltheted.

Gyűjtőszámla készítése

Ha több rendelésed is van és egy számlát szeretnél készíteni hozzá, akkor jelöld ki a rendeléseket a rendeléskezelőben és a csoportos műveleteknél válaszd ki a Gyűjtőszámla létrehozása opciót.

A felugró ablakban válaszd ki a fő rendelést, ide fogja létrehozni a számlát, amin a rendelésben lévő többi tétel adata is szerepel:

A fő rendelésen kívül kiválasztott rendeléseknél a számlakészítés ki lesz kapcsolva és ha az Egyéb beállításokban meg lett adva egy rendelési státusz, akkor átállítja azokat. A számlát a kiválasztott rendelésnél találod és megjegyzésben azt is látod, hogy mely további rendelések adataiból állt össze:

IPN és Autokassza

Lehetőség van arra, hogy a webáruház értesüljön egy számla kifizetettségi állapotának változásáról a számlázz.hu felől. Tehát ha a számlázz.hu-nál a számla teljesítettnek van jelölve, akkor a WooCommerce rendelésnél is ki fogja írni, hogy teljesítve lett. Ez különösen hasznos az Autokassza funkcióval egybekötve és akkor, ha átutalásos fizetést használsz. Erről itt olvashatsz többet: https://www.szamlazz.hu/egyedi-megoldasok/autokassza/

Autokasszával a folyamat úgy néz ki, hogy díjbekérőt állítasz ki átutalásos fizetés esetén. A számlázz.hu érzékeli a MagnetBank-os összekötésnek köszönhetően, hogy beérkezett e az utalás és elkészíti a számlát automatikusan. Ezután pedig szólni fog az IPN-en keresztül a webáruházadnak, hogy kész a számla. A generált számlát a WooCommerce-ben is eltárolja és opcoinálisan automatikusan le is zárja a rendelést.

Konfigurálás

A beállítása egyszerű, csak keresd meg az IPN linket, amit a bővítmény generál. Ezt a bővítmény beállítások képernyőn az IPN URL mezőben találod:

A linket pedig a számlázz.hu fiókbeállításaiban tudod megadni, ezen az oldalon:

Ha a Rendelés lezárása IPN alapján opciót kipipálod, akkor pedig egy IPN hívás után lezárja a rendelést és elkészíti a számlát(csak akkor, ha már nem csinálta meg a számlázz.hu). 

Programozóknak

Számla és nyugtakészítés előtt a WordPress rendszerből ismert filterekkel lehet módosítani a számla adatait, amit a számlázz.hu rendszerébe küld a bővítmény. Ezek a filterek érhetők el:

  • wc_szamlazz_xml – Végszámla, díjbekérő vagy előlegszámla módosítására
  • wc_szamlazz_xml_kifiz – A teljesítettnek jelölés módosítására
  • wc_szamlazz_xml_sztorno – A sztornó számla módosítására
  • wc_szamlazz_xml_receipt – A nyugta módosítására
  • wc_szamlazz_xml_receipt_send – A nyugtaértesítő módosítására
  • wc_szamlazz_xml_sztorno_nyugta – A nyugta sztornó módosítására

A fent említett filterek mindegyike két paraméterrel rendelkezik, $xml és $order. Előbbi a számlázz.hu felé küldendő XML fájl, utóbbi az éppen aktuális rendelés adatai.

A számlán megjelenő tételeket is lehet módosítani a wc_szamlazz_invoice_line_item filterrel. Ennek négy paramétere van. Az első $tetel, ami a tételre vonatkozó XML objektum(ezt kell módosítva visszaadni). A második eg WC_Order_Item class, a harmadik a rendelés, a negyedik pedig a teljes XML számla.

Van néhány action is:

  • wc_szamlazz_after_invoice_error – hibás számlakészítés esetén fut le, 5 paraméterrel: $order, $response, $agent_error_code, $agent_error, $agent_body
  • wc_szamlazz_after_invoice_success – sikeres számlakészítés után, 4 paraméterrel: $order, $response, $szlahu_szamlaszam, $pdf_url
  • wc_szamlazz_after_receipt_error – hibás nyugtakészítés után fut le, 5 paraméterrel: $order, $response, $agent_error_code, $agent_error, $agent_body
  • wc_szamlazz_after_receipt_success – sikeres nyugtakészítés után fut le, 4 paraméterrel: $order, $response, $szlahu_szamlaszam, $pdf_url
  • wc_szamlazz_document_created – sikeres dokumentum készítés esetén fut le(díjbekérő, nyugta, számla, előlegszámla, sztornó számla, sztornó nyugta, szállítólevél). Egy paraméter van csak, de az egy tömb ami a rendelési azonosítót(order_id) és a dokumentum típusát(document_type) tartalmazza.

Van egy Számlázz.hu dokumentum létrehozva webhook is. A válaszban az alábbi adatok szerepelnek:

$payload = array(
    'order_id' => 123,
    'document_type' => 'invoice', //receipt, delivery_note, proform, deposit, receipt, void, void_receipt
    'document_url' => 'http://test.com/szamlaz.pdf',
    'document_number' => 'Számla sorszáma'
);

Ha REST API-n keresztül lekéred a rendeléseket, akkor a wc_szamlazz paraméterben megtalálod a rendeléshez készült dokumentumok adatait egy tömbben:

'wc_szamlazz' => array(
  array(
    'document_type' => 'invoice',
    'document_url' => 'invoice.pdf',
    'document_number' => 'dokumentum neve, sorszáma'
  )
)

Gravity Forms

Hogyan működik?

A Gravity Forms-al létrehozhatsz olyan űrlapokat is, ahol a fizetni is lehet. Teljesen jól használható akkor, ha csak 1-2 terméket árulsz, például belépőjegyet, e-könyvet stb… Fizetési módnak használhatsz untánvétet és átutalást, PayPal-t. Létezik hozzá magyar bankkártyás fizetési modul is, amit ezen az oldalon találsz meg.

Miután a vásárlód kitöltötte az űrlapot, létrejön egy bejegyzés, amit a Bejegyzések oldalon találsz meg az admin felületen, ez lesz lényegében a WooCommerce-hez hasonló rendeléskezelőd. A számlakészítés automatizálható teljesen(átutalásos fizetési módnál díjbekérőt is lehet csinálni), és ugyanúgy megvan a manuális számlakészítéses opció, mint a WooCommerce verzióban.

Telepítés

A bővítmény telepítése úgy működik, mint minden más WordPress bővítményé. A Bővítmények / Új hozzáadása keress rá a Számlázz.hu-ra és telepítsd a bővítményt. A frissítéseket így a WordPress rendszerén automatikusan megkapod. A bővítmény aktiválása után aktiválhatod a PRO verziót. Ehhez menj az Űrlapok / Beállítások / Számlázz.hu menüpontra és add meg a vásárláshoz használd e-mail címed és a kapott licensz kulcsot a beállítások tetején:

Ha egy másik oldalon szeretnéd aktiválni a PRO verziót(pl csak tesztelted, de átváltanád az éles oldalra), ne felejtsd el deaktiválni, mert egyszerre csak egy oldalon lehet aktív a licensz kulcs.

Beállítások

Authentikáció

Az első lépés az legyen, hogy megadod a számlázz.hu fiókod felhasználónevét(e-mail címét) és jelszavát. Sajnos a számlázz.hu Agent nem támogat API kulcsos vagy más titkosított authentikáció alapú azonosítást, csak a fiókod jelszavával használható. A fiókod jelszavát megadhatod a wp-config.php fájlban is, így nem az adatbázisban kerül tárolásra a jelszó:

Tipp: a számlázz.hu-ban létrehozhtasz egy új felhasználói fiókot Számlázó szerepkörrel, és annak a jelszavával is használhatod a rendszert, így kicsit biztonságosabb:

A képhez tartozó alt jellemző üres; Screenshot-2019-04-08-at-21.08.56.png a fájlnév

Űrlap beállítások

A számlakészítéssel kapcsolatos beállításokat minden űrlapnál külön-külön tudod beállítani, tehát nem globálisan érvényes minden űrlapra. Hozz létre egy űrlapot, legyen rajta számlázási adatokat bekérő mező(név, cím, e-mail cím), fizetési mód választás és egy vagy több termék mező, hogy a vásárlás funckió is működjön. Példa űrlap:

Utána egy úgynevezett Feed-et kell beállítanod az űrlapra. Kattints felül a Beállítások / Számlázz.hu menüre és azon belül az Új hozzáadása gombra. Itt taláod az összes számlával kapcsolatos beállítást:

Feed Neve
Egyszerre több Feed-et is léterhozhatsz különböző beállításokkal, az elnevezés segít megkülönböztetni őket.

Számla típusa
Két lehetőség van, papír alapú és elektronikus számla. Fent már említettem, miért célszerű elektronikusra állítani, de konzultálj a könyvelőddel, hogy ő milyen megoldást ajánl. 

Automata számlakészítés
Itt tudod aktiválni, hogy mikor készüljön automatán számla az űrlap kitöltése után. Feltételhez kötött, tehát megadhatod például, ha a fizetési mód bankkártyás volt, akkor legyen csak automata számlakészítés. Fontos megjegyezni, hogy csak akkor fog elkészülni automatán számla, ha egy sikeres fizetés is volt az űrlapon(ezt a Gravity Forms-hoz készült fizetési módok bővítményei kezelik automatán).

Díjbekérő
Ugyanúgy feltételhez kötve lehet beállítani, hogy mikor készüljön díjbekérő számla(általában átutalásos fizetéshez)

Teljesítettnek jelölés
Szintén feltételhez kötve kiválaszthatod, hogy a számlázz.hu mikor jelölje meg a számlát teljesítettnek automatán. Bankkártyás fizetési módnál célszerű bekapcsolni.

Fizetési határidő(nap)
Csak egy számot kell megadni, amit automatán dátumra konvertál a számlán és fizetési határidőként tünteti majd fel rajta.

Megjegyzés
Az összes számla bal alsó sarkában jelenik meg ez a megjegyzés. Megköszönheted például a rendelést. Ha a megjegyzés tartalmát feltételekhez szeretnéd kötni, akkor filterrel módosítanod kell a számlaadatokat. Erre később mutatok példát.

Áfakulcs(PRO)
Mivel a Gravity Forms-ban nincs lehetőség nettó/bruttó árak megkülönböztetésére, vagy áfakulcsok beállítására, ezért ezt itt kell kiválasztanod. A beállítás minden tételre érvényes lesz és bruttó árként kezeli az űrlapon lévő árakat. Lehetőségel: TAM, AAM, EU, EUK, MAA, F.AFA, ÁKK és a %-os értékek.

Számlaszám előtag(PRO)
Ezt akkor érdemes megadni, ha több rendszeren keresztül is állítasz ki automatikusan számlát. Ilyenkor előfordulhat, hogy ugyanazzal a rendelés számmal próbálna számlát készíteni, amit nem fog engedni. Ha megadsz egy előtagot, amit a sorszám elé fog írni, már egyből más lesz a számla sorszáma. Akkor is hasznos, ha szeretnéd elkülöníteni a webáruházas számlákat a manuálisan elkészítettektől. Fontos, hogy az előtagot előbb a számlázz.hu > beállítások > előtagok menüben meg kell adni. 

Számla nyelve(PRO)
Itt beállíthatod, hogy milyen nyelven készüljön el a számla. Ezeket a nyelveket támogatja a számlázz.hu: magyar, német, angol, olasz, francia, horvát, szlovák, román, spanyol, lengyel, cseh

Számlaértesítő
számlázz.hu emailben elküldi a vásárlónak a számlát. A PRO verzióban lehetőség van arra, hogy a számlát a meglévő WooCommerce emailekhez csatolja, így célszerű ezt kikapcsolni, ne kapjon egyel több emailt a vásárló a kelleténél.

Fizetési mód
Itt adhatod meg, hogy a számlán milyen fizetési mód szerepeljen. A legördülő listában az űrlapod mezőiből tudsz választani.

Vevő adatai
Ebben a szekcióban kell összepárosítanod a számlán megjelenő adatokat az űrlapon beküldött adatokkal. A legördülő listában az űrlapon lévő mezők közül választhatsz. Ha valamelyik mezőt fix értékre akarod állítani(például az országot) és nincs hozzá meződ, akkor hozz létre egy rejtett mezőt a beállítani kívánt értékkel és párosítsd össze azzal.

Számla tételek
Itt tudod kiválasztani, hogy a számlán a tételek milyen formátumban jelenjenek meg. Az egyik opció az, hogy számlán csak az űrlap által számolt végösszeg szerepel egy tételként, aminek megadhtasz egy egyedi nevet. A másik opció, hogy kigyűjti az űrlapon lévő termék és szállítás mezőket és ezeket tünteni fel külön-külön tételként, és a mező neve lesz a tétel neve.

Mennyiségi egység
A számlán lévő tételek mennyiségi egysége.

Feltételes mód
Itt beállíthatod, hogy az adott Feed milyen feltétel esetén fusson le. Ha több feedet hozol létre más-más számlabeállításokkal, akkor ezzel az opcióval tudod elkülöníteni őket.

Számlák kezelése a bejegyzéseknél

Lehetőség van arra is, hogy számlákat manuálisan ugyan, de egy kattintással lehessen létrehozni. A bejegyzés részletei oldalon lévő számlázz.hu nevű dobozban található ez a megoldás. Az opciók gombra kattintva lehetőség nyílik arra, hogy díjbekérőt csináljon végszámla helyett a rendszer, illetve megadható a teljesítés dátuma, a fizetési határidő és a megjegyzés(ebben a mezőben a beállításoknál megadott megjegyzés az alapértelmezett érték).

Ha a rendeléshez nem készül számla, csak nyugta, akkor az alábbi formátumot fogod látni:

A számlákat a bejegyzések táblázatos nézetében az utolsó oszlopban lévő gombok segítségével is le lehet tölteni:

E-Nyugta

A PRO verzióban elérhető az e-nyugta készítés is. Ha digitális terméket, tanfolyamot, belépőjegyet árulsz(bármit, amihez nem szükséges postai szállítás) és a vásárló készpénzt helyettesítő fizetési móddal fizetett(pl Paypal, bankkártya), akkor számla helyett kiállíthatsz elektronikus nyugtát is. Ez abban különbözik a számlától, hogy elég a vásárló email címét feltüntetni rajta, semmilyen más adatra nincs szükség. Ez gyorsítja a vásárlás folyamatát, konverzió növelő eszköz lehet. Az elkészült nyugta formátuma nagyban hasonlít a rendes számlához, csak kevesebb adatot tartalmaz. Egy minta nyugta:

A nyugtát a vásárló emailben kapja meg, és nagy valószínűséggel(csakúgy mint magánszemély a számlával), semmit nem fog vele csinálni. Érdemes azért a könyvelőddel egyeztetni, hogy Ő ismeri ezt a formátumot és a Te esetedben megfelel e használata.

WooCommerce esetében
Ha ezt a funkciót bekapcsolod, akkor alapértelmezetten e-nyugtát fog csinálni a rendszer, és a pénztár oldalon csak a név + email cím mező látszanak. Egy jelölődobozt tud a vásárló bekapcsolni, ha nyugta helyett számlát szeretne kérni, ilyenkor ismét látszik az összes számlázási mező, a rendszer pedig nyugta helyett számlát fog készíteni. Ez az alapértelmezett WooCommerce űrlappal működik így, de egyes témáknál elétrések is kompatibilitási problémák előjöhetnek. Ha ilyet tapasztalsz, légyszives küld el a pénztár oldal linkjét.

Gravity Forms esetében
Itt a Feed beállításaiban feltételhez tudod szabni, hogy mikor csináljon nyugtát számla helyett. A WooCommerce-es megoldáshoz hasonlóan célszerű egy “Számlát kérek nyugta helyett” jelölődobozos mezőt létrehozni és a feltételt ehhez állítani. Ha pedig be van pipálva, akkor mutathatod a normál számlázási adatos mezőket(ezt a Gravity Forms mező beállításaiban tudod konfigurálni a Speciális / Feltételes mód engedélyezése alatt).

Nyugta beállítások

Az E-Nyugta opciónak van néhány beállítási lehetősége, ami megegyezik a Gravity Forms és a WooCommerce verziókban:

Nyugtaszám előtag
A nyugtaszám előtagját lehet megadni, kötelező kitölteni, ha használni szeretnéd. A számlaszám előtaggal ellentétben itt nem kell a számlázz.hu rendszerében előre megadni az előtagot, bármit beállíthasz.

Nyugta megjegyzés
A nyugta alján megjelenő extra szöveg

Nyugta kiküldése
A számlázz.hu e-mailben küldi el a vásárlónak a nyugtát. Fontos megjegyezni, hogy nem csatolmányként, hanem a levéltörzsben fogja beágyazni azt. 

Nyugta email tárgy
A nyugtaértesítő email tárgya

Nyugta email szöveg
Extra szöveg, amit a nyugta mellé lehet írni az emailben

Nyugta email cím
Ha valaki válaszol a nyugtaértesítő levélre, akkor erre a címre fog megérkezni a válasz(reply-to érték)

Nyugta sablon
Kiválaszthatod a nyugta formátumát. Az A4-es formátum ugyanúgy néz ki, mint egy számla, de választhatsz egyszerűbb, bolti nyugtához hasonló sablont is:

Az jelű sablonnal a logód is rákerül a nyugtára, fekete fehér színben.

Rejtett pénztár mezők
Itt kiválaszthatod, hogy melyek azok az adatok, amiket a pénztár oldalon szeretnél begyűjteni. Egyedül az e-mail cím a kötelező, de érdemes lehet még a vásárló nevét is elkérni, illetve egyes fizetési módoknál a város is közelező adat.

Egyéb fontos dolgok

  • Van lehetőség a nyugta sztornózására, viszont ugyanahhoz a rendeléshez új nyugtát már nem tudsz kiállítani, mert a nyugta sorszáma egyezni fog a rendelés számával. Tehát ilyen esetben egy új rendelést kell létrehozni. 
  • Ha a vásárló a vásárlás után mégis számlát szeretne kérni, akkor a számlakészítés dobozban nyomd meg a “Nyugta helyett számla” opciót, ilyenkor a rendeléshez számla fog készülni. Ne felejtsd el ilyenkor elkérni a vásárlótól a számlázási adatokat és azokkal egészítsd ki a rendelés adatait.

Számlakészítés tesztelése

Ha szeretnéd tesztelni a számlakészítést, írj egy emailt a számlázz.hu-nak és átállítják neked a fiókot teszt üzemmódra. Az így készült számlákra egy MINTA felirat kerül, de minden úgy működik, mintha hivatalos számlát állítanál ki. A fiókod neve előtt egy TESZT felirat jelenik meg a vezérlőpulton:

Hibaelhárítás

Kerekítési problémák

Javasolt, hogy a WooCommerce rendszerében a bruttó, kerek árakat add meg, mert a Számlázz.hu és a WooCommerce nem egyformán kerekíti az árakat. Előbbi a rendelés végösszegét kerekíti egész számra, utóbbi pedig a tételeket egyesével, így előfordulhat a számla és a rendelés végösszege között 1-2 forintos eltérés. Például ha van két tétel a rendelésben, amelyeknek a bruttó ára 100,25 Ft, akkor:

  • A WooCommerce így kerekít: 100,25 + 100,25 = 200,5 -> 201 Ft
  • A Számlázz.hu pedig így: 100,25 + 100,25 = 200 Ft

Ha a bruttó kerek értéket adod meg, akkor azt soha nem kell kerekíteni, így mindig egyforma lesz a rendelés és a számla végösszege. A nettó ár megadása is működhet, ha az mindig pontos, kerek bruttó végösszeget fog eredményezni(vedd figyelembe, hogy több terméket is vehet egyszerre a vásárló)

Valamiért nem készül el a számla

Ha látsz egy olyan üzenetet, hogy az automata számlakészítés sikertelen volt, próbáld meg manuálisan létrehozni a számlát, ilyenkor pontosan látni fogod a hiba okát. Több minden előfordulhat, ha így sem tiszta, nyugodtan írj egy emailt.

Agent hibakód: 164

A számlázz.hu dokumentációjából idézve:

A Számla Agent csak olyan felhasználói azonosítóval hívható, aki csak egyetlen számlakibocsátó fiókhoz fér hozzá. Ha az xml-ben megadott bejelentkezési névnek több számlakibocsátó fiókhoz is hozzáférése van, a művelet nem végezhető el, mert a cél-számlakibocsátó fiók nem beazonosítható. Javaslat: a Számla Agent használathoz létre kell hozni egy Számlázó jogosultságú hozzáférést (bejelentkezési nevet).