WooCommerce Billingo Plus Dokumentáció

Az alábbi bejegyzésben arról tudhatsz meg többet, hogy hogyan lehet a Billingo számlázóprogramot a WooCommerce-el összekötni.

Mi szükséges hozzá?

A Billingo rendszerében rendelkezned kell Prémium előfizetéssel. Ennek a havi nettó díja 1000 Ft. Az aktuális árakat itt találod: https://www.billingo.hu/arak

Az összeköttetéshez pedig szükséges lesz az ingyenes verzióban is elérhető, Integration for WooCommerce & Billingo Plus nevű bővítményre, amit innen tölthetsz le: 

A teljeskörű használathoz szükséged lesz a PRO verzióra. Mivel ez nem egy hivatalos bővítmény, így a vásárlással támogathatod a fejlesztést is, akkor is, ha esetleg a PRO verzióban elérhető funkciókra nincs is szükséged.

Rendszerkövetelmények

A bővítmény használatához szükséges minimum verziók:

  • WordPress 5.1+
  • WooCommerce 3.0+

Hogyan működik?

Amikor a vevőd felad egy rendelést az áruházadban, akkor a rendelést a WooCommerce adminisztrációs felületén látod és automatikusan egy státuszt fog hozzátársítani. Például átutalásos fizetésnél a “Fizetésre vár” státuszt, bankkártyásnál(amikor azonnal levonja a pénzt) pedig a “Feldolgozás alatt” nevű állapotot társítja. Amikor a rendelést teljesítetted(például feladtad a csomagot a vásárlónak), a rendelést a “Teljesítve” állapotra kell állítani. Általában ilyenkor célszerű a számlát is elkészíteni a vásárlónak. 

Ez a folyamat több ponton is változhat attól függően, milyen típusú terméket értékesítesz, milyen szállítási és fizetési módokat használsz. Szükséged lehet például díjbekérő vagy előlegszámlára átutalásos fizetés esetén, vagy sztornó számlára, ha a vásárlód nem fizette ki/vette át a rendelést.

Minden esetben érdemes elektronikus számlát készítened. Ez nem csak neked, de a vásárlódnak is tök jó: az ilyen típusú számlát a vásárlód elektronikusan, emailben kapja meg, PDF formátumban. Neked pedig nem kell a számlát kinyomtatni, aláírni, pecsételni és a csomagba rakni. A számlát automatikusan archiválja az eBiz rendszere, így bármikor visszakereshető. Minden elkészült számla a WooCommerce webáruházban is tárolásra kerül, így sosem vész el véglegesen. Az e-számla elektronikus aláírással és időbélyeggel van ellátva, ez garantálja a hitelességét és eredetiségét. Ebből adódik az, hogy kinyomtatva nem lesz hiteles(így nem olvasható a digitális aláírás), tehát az e-számla nyomtatott verziója maximum egy nem hiteles másolatként használható csak fel. Sajnos nagyon sok könyvelő ezzel nincs tisztában. Ha neked is ilyen problémád lenne, ezzel próbálhatsz érvelni a nyomtatás ellen.

Telepítés

A bővítmény telepítése úgy működik, mint minden más WordPress bővítményé. A Bővítmények / Új hozzáadása keress rá a Billingo Plus-ra és telepítsd a bővítményt. A frissítéseket így a WordPress rendszerén automatikusan megkapod. A bővítmény aktiválása után aktiválhatod a PRO verziót. Ehhez menj a WooCommerce / Beállítások / Integráció menüpontra és add meg a vásárláshoz használd e-mail címed és a kapott licensz kulcsot a beállítások tetején:

Ha egy másik oldalon szeretnéd aktiválni a PRO verziót(pl csak tesztelted, de átváltanád az éles oldalra), ne felejtsd el deaktiválni, mert egyszerre csak egy oldalon lehet aktív a licensz kulcs.

Migrálás

Ha korábban már használtad a Billingot a hivatalos WooCommerce bővítménnyel, akkor látni fog egy figyelmeztetést, ami arról tájékoztat, hogy migrálhatod a meglévő beállításokat az új bővítménybe. Ha a migrálást választod, akkor a beállítások többségét az új bővítményben is elmenti(pl API kulcsok, fizetési módok, megjegyzés, áfakulcs stb…) és a háttérben az összes rendelést migrálja, hogy a korábban készült számlákat továbbra is elérd a rendelés adatai között. A migrálás után a régi bővítményt kikapcsolja, le is törölheted.

Beállítások

A bővítmény rengeteg konfigurációs lehetőséget nyújt. A beállításokat 7 szekcióra bontva találod meg. Szinte minden opciónál találhatsz plusz leírást a kis kérdőjelre mutatva, de alább részletesen bemutatom, melyik opció mire való. A PRO verzióval jelölt funkciók csak a PRO verzió megvásárlása után érhetők el. 

Authentikáció

Az első lépés az legyen, hogy megadod a Billingo API menüpontjában lévő publikus és privát kulcsokat:

Ha megadtad a két kulcsot és elmentetted a beállításokat, akkor fogod látni a bővítmény többi beállítási lehetőségeit. A privát kulcsot megadhatod a wp-config.php fájlban is, így nem az adatbázisban kerül tárolásra a jelszó:

Számla beállítások

Számlatömb
A sikeres számlakészítéshez ki kell választanod egy számlatömböt, amit a Billingo oldalán tudsz létrehozni a beállítások / számlatömbök menüpontban. A bővítmény automatikusan lekéri a Billingo-n létrehozott számlatömbökat. Ha esetleg nem látod, nyomj rá a frissítés gombra.

Számla típusa
Két lehetőség van, papír alapú és elektronikus számla. Fent már említettem, miért célszerű elektronikusra állítani, de konzultálj a könyvelőddel, hogy ő milyen megoldást ajánl. 

Számla típusa céges rendelésnél
Sajnos nem minden cég van felkészülve arra, hogy elektronikus számlát fogadjon. Ha sok céges rendelésed van, érdemes ezt az opciót papíralapúra állítani. Ha a vásárlód kitöltötte a cégnév mezőt, akkor ilyen típusú számlát fog létrehozni.

Fizetési határidő(nap)
A számlán feltüntetett fizetési határidő. Ha csak bankkártyás fizetési módot használsz, akkor nem szükséges megadni, ilyenkor a számla kiállításának ideje lesz a fizetési határidő. Ha van átutalásos fizetési mód is, akkor érdemes 5 vagy 7 napot beállítani. Célszerű a könyvelőddel egyeztetni, mi a jó megoldás.

Megjegyzés
Az összes számla bal alsó sarkában jelenik meg ez a megjegyzés. Megköszönheted például a rendelést. Ha a {customer_email} vagy a {customer_phone} helyettesítő kódot beleírod, akkor a bővítmény automatán lecseréli a vásárló email címére és telefonszámára. Ha a megjegyzés tartalmát feltételekhez szeretnéd kötni, akkor filterrel módosítanod kell a számlaadatokat.

Áfakulcs
Alapértelmezetten a számlára a nettó és bruttó értékekből számolt %-os érték kerül áfakulcsként(általában ez 27% lesz). Hogy külön számolja a nettó és bruttó árakat a rendszer, győződj meg róla, hogy megfelelően állítottad e be az adózás menüpont alatt a WooCommerce-et:

  • WooCommerce /  Beállítások / Általános / Adókulcsok és kalkulációk engedélyezése opció legyen bepipálva
  • WooCommerce / Beállítások / Adó oldalon nézd át a beállításokat, válaszd ki, hogy nettó vagy bruttó árakat adsz meg a termékeknek(bruttó javasolt, az okot lásd lejjebb)
  • WooCommerce / Beállítások / Adó / Normál árak oldalon hozz létre egy új adókulcsot, ahol az ország kódja lehet *(így minden országra érvényes), az adókulcs 27%, az adó neve pedig ÁFA.

A fenti példa természetesen a magyar áfakulcs beállítására szolgál. Ha áfakörön kívül vagy, vagy külföldre is értékesítesz, akkor kicsit bonyolultabb a beállítás és egyeztetned is kell a könyvelőddel.

A bővítmény megpróbálja értelmezni a WooCommerce-ben beállított adókulcs nevét. Ha az alábbiakat adod meg(százalékos értékeken kívül), akkor a számlán is ezek fognak szerepelni: ‘AM’, ‘EU’, ‘FAD’, ‘ÁTHK’, ‘AAM’, ‘AKK’, ‘TAM’, ‘EUK’, ‘MAA’

Számla nyelve
Itt beállíthatod, hogy milyen nyelven készüljön el a számla. Ezeket a nyelveket támogatja a Billingo: magyar, német, angol, olasz, francia, horvát, román, szlovák

WPML és Polylang kompatibilitás
A bővítmény kompatibilis a WPML-el és a Polylang-al is. A rendelés nyelve szerint be tudja állítani automatán a számla nyelvét is. 

Mennyiségi egység
Ha szeretnél mennyiségi egységet is feltüntetni a számlán, akkor itt adhatod meg, hogy mi legyen az alapértelmezett érték. Utána minden egyes terméknél felülírhatod ezt.

Három új mezőt fogsz találni a termék szerkesztésekor a Haladó fülön: Mennyiségi egység, tétel megjegyzés és tétel név. Ha nincs megadva, akkor az alapértelmezett értéket fogja használni. A megjegyzést a tétel alá írja a számlán, a tétel név opció pedig a WooCommerce-ben megadott név helyett ezt az értéket fogja használni. Az extra mezők az egyes variációknál is megjelennek külön-külön, nem csak az egyszerű terméktípusnál.

Cégnév + név
Ha a pénztár oldalon nincs megoldva az, hogy cégnév mező opcionális(például egy jelölődoboz kijelölése után látszódik csak), sokszor megadják a vásárlók azt cégnévnek, hogy Nincs, N/A stb… Ilyenkor ez az érték kerül a számlára, a tényleges név pedig nem. Ezzel az opcióval mindkettőt ráírja a számlára. 

Kerekítés
Itt beállíthatod, hogy milyen kerekítést alkalmazzon a számlán a Billingo. Válaszd ki a legördülőből a pénznemet és a második oszlopban a kerekítés típusát. Több pénznemet is hozzáadhatsz a + gombbal.

Automatizálás

Értelem szerűen ezekkel a beállításokkal tudod elérni azt, hogy a számlákat, díjbekérőket automatikusan létrehozza a rendszer.

Automata számlakészítés(PRO)
Ha ez az opció be van kapcsolva, akkor a rendelés lezárásakor(teljesített státuszba kerüléskor) automatikusan létrejön a számla. 

Számlakészítés státusznál
Ha nem a teljesített státusznál szeretnéd automatán létrehozni a számlát, akkor itt beállíthatsz egy másikat. Azok a státuszok is megjelennek itt, amit más bővítményekkel hoztál esetleg létre.

Automata sztornózás
Kiválaszthatod azt a rendelés státuszt, amibe ha berakod a rendelést, automatán létrehoz egy sztornó számlát(persze csak akkor, ha korábban már rendes számla készült hozzá)

Fizetési módok
Ennél a táblázatos nézetnél láthatod az összes bekapcsolt fizetési módot. Mindegyikhez külön-külön beállíthatod, hogy hány nap legyen a fizetési határidő, hozzon e létre díjbekérőt és kiválaszthatod a Billingo rendszerében lévő fizetési módok közül, hogy melyik passzol a WooCommerce-es fizetési módhoz.

  • Díjbekérő: célszerű akkor, ha átutalásos fizetési módot használsz
  • Teljesítettnek jelölés: automatikusan megjelöli fizetettnek a számlát

Adószám

Adószám mező vásárláskor
A WooCommerce-ben alapértelmezetten nincs adószám mező. Ezzel az opcióval bekapcsolható, hogy a számlázási adatok között megjelenjen. Az adószámot a rendszer eltárolja, a vásárlónak küldött emailben és a rendelés adatai között is megjelenik. 

Csak 100.000 Ft áfa felett
Ezzel az opcióval csak akkor fog megjelenni az adószám mező, ha a rendelés áfatartalma több, mint 100.000 Ft: 2017. január 1-jétől hatályba lépett az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 169. § d) pont dc) alpontja, amely értelmében a számlán kötelezően fel kell tüntetni a vevő adószámát vagy csoportos adóalanyiság esetén a csoportos adószámot, ha a számla áfa értéke meghaladja a 100.000 forintot.

Adószám ellenőrzés
A pénztár oldalon a megadott adószám formátumát ellenőrzi és nem engedi feladni a rendelést, ha nem jó.

Adószám figyelmeztetés
Itt megadható az az üzenet, amit a vásárló lát a pénztár oldalon a 100.000 Ft feletti áfatartalom miatt. Az alapértelmezett érték: “A vásárlás áfatartalma több, mint 100.000 Ft, ezért amennyiben rendelkezik adószámmal, azt kötelező megadni a számlázási adatoknál.”

Kuponok

Kupon külön tételként
Alapértelmezetten a számlán a kuponnal csökkentett értékek szerepelnek. Ha ezt az opciót bekapcsolod, akkor minden tételnek az eredeti árát fogja mutatni és egy új negatív értékű kupon tételt hoz létre. 

Kupon tétel neve
Itt megadhatod, mi legyen a neve a fent kiválasztott kupon tételnek

Kupon tétel leírása
Megadhatod, hogy a kupon tételhez milyen leírás jelenjen meg. Rendeléshez használt kupont külön tételként tünteti fel a számlán, ennek a tételnek a leírását adhatod meg itt. Alapértelmezett: {kedvezmeny_merteke} kedvezmény a következő kupon kóddal: {kupon}

Akciós termék megjegyzés
Ha nem használod a külön kupon tételt, akkor a kedvezményes árakat feltüntetheted minden tétel alatt a leírásban. A tétel megjegyzésében fel tudod tüntetni az eredeti árat és a kedvezmény mértékét. Használd ezeket a helyettesítőket: {eredeti_ar}, {kedvezmeny_merteke}, {kedvezmenyes_ar}

Ingyenes szállítás elrejtése
Ha a rendelésben a szállítási költség ingyenes volt, akkor nem rakja rá a tételt a számlára.

Számla megosztás

Beállítások a számlák vásárlónak történő kiküldésével és letöltésével kapcsolatban.

Számlák a profilban
Ha a vásárló belép az oldalra, akkor a rendelések között látni fogja a számlát is és le is töltheti azt. 

Számlaértesítő
Ha be van kapcsolva, akkor a Billingo emailben elküldi a vásárlónak a számlákat.

Számlák beillesztése az e-mailekbe
Ha ezt az opciót bekapcsolod, akkor a számlához tartozó hivatkozást(ugyanazt, mint amit a Billingo emailben elküld) a WooCommerce által kiküldött emailekbe is berakja. Az alatta lévő három opciónál kiválaszthatod, hogy az adott számla típust melyik emailhez csatolja. Egyszerre több emailt is megadhatsz és bővítmányek által létrehozott emailek is kiválaszthatók(pl WooCommerce Subscriptions)

E-mail link pozíció
Beállíthatod, hogy az emailben a rendelési adatok felett, vagy a levél végén, a szállítási / számlázási cím alatt jelenlen meg a számla letöltés link.

Egyéb beállítások

Vezetéknév / keresztnév csere
Ha a számlán rossz sorrendben jelenik meg a keresztnév és a vezetéknév, akkor ezzel az opcióval megcserélhető. Téma, fordítás és WooCommerce verzió függő, hogy éppen hogyan jelenik meg a First name / Last name mező, ezért van rá egy külön opció, hogy cseréni lehessen.

E-mail cím hibajelzéshez
Az itt megadott e-mail címre küld egy üzenetet a rendszer, ha volt egy sikertelen automata számlakészítési kísérlet.

Késleltetett számlakészítés
Lehetőség van arra, hogy automatikus számlakészítés esetén a számlát ne a rendelés elkészítése közben, hanem utána hozza létre, így a vásárló gyorsabban jut el a Köszönöm oldalra. Fontos, hogy ilyenkor a Billingo féle számlaértesítőt használd, ne a “Számla és nyugta csatolása rendelés emailekhez” opciót, mert előbb fogja kiküldeni az e-maileket, minthogy a számlát elkészítené a rendszer.

Fejlesztői mód
Ha be van kapcsolva, akkor a Billingo felé küldött adatokat naplózni fogja, amit a WooCommerce / Állapot / Naplók menüben találsz meg.

Beállíátsok törlése
Ha be van kapcsolva, akkor a bővítmény törlésekor letörli a beállításokat is az adatbázisból.

Számlák kezelése a rendeléseknél

Lehetőség van arra is, hogy számlákat manuálisan ugyan, de egy kattintással lehessen létrehozni. A rendelés részletei oldalon lévő Billingo nevű dobozban található ez a megoldás. Az opciók gombra kattintva lehetőség nyílik arra, hogy díjbekérőt csináljon számla helyett a rendszer, illetve megadható a teljesítés dátuma, a fizetési határidő és a megjegyzés(ebben a mezőben a beállításoknál megadott megjegyzés az alapértelmezett érték). A számlakészítés kikapcsolása gombbal kikapcsolható a rendelésnél az automata számlakészítés, így a rendelés teljesítésekor sem készül számla hozzá.

Ebben a dobozban találhatók a létrejött számlák, illetve a sztornózás opció is. Ha esetleg a vásárló visszamondta a rendelést, vagy visszaküldte a terméket, akkor létrehozható a sztornó számla. A teljesítettnek jelölés opcióval pedig manuálisan megjelölhető a Billingo rendszerében a teljesítés. A számlaértesítőt az Újraküldés opcióval ismételten el tudod küldeni a vásárlónak.

A számlákat a rendelések táblázatos nézetében az utolsó oszlopban lévő gombok segítségével is le lehet tölteni:

Újabban a WooCommerce a műveletek oszlopot nem mutatja alapból, viszont ezt egyszerűen be lehet kapcsolni a jobb felső Mit lássunk gombra kattinva:

Programozóknak

Számla és nyugtakészítés előtt a WordPress rendszerből ismert filterekkel lehet módosítani a számla adatait, amit a Billingo rendszerébe küld a bővítmény. Ezek a filterek érhetők el:

  • wc_billingo_plus_invoice – Végszámla, díjbekérő számla adatainak módosítására
  • wc_billingo_plus_complete – Teljesítettnek jelölés adatai
  • wc_billingo_plus_client – ügyfél létrehozásának adatai

A fent említett filterek mindegyike két paraméterrel rendelkezik, $data és $order. Előbbi a Billingo felé küldendő objektum, utóbbi az éppen aktuális rendelés adatai.

A következő filterek elérhetők még, ami nem feltétlen a számlakészítéssel kapcsolatos:

  • wc_billingo_plus_download_link – a Billingo letöltési link, második paraméter a rendelés ID-je
  • wc_billingo_plus_tax_number_field – a pénztár oldalon megjelenő adószám mező
  • wc_billingo_plus_tax_validation_message – üzenet, ami a hibás adószám esetén megjelenik
  • wc_billingo_plus_get_option – a bővítmény beállításai módosítáhatók vele, második paraméter a beállítás id-je

Van néhány action is:

  • wc_billingo_plus_after_invoice_error – hibás számlakészítés esetén fut le, 2 paraméterrel: $order, $error_object
  • wc_billingo_plus_after_invoice_success – sikeres számlakészítés után, 2 paraméterrel: $order, $response

A bővítmény naplózza a számlakészítés során előforduló hibákat. Ha a fejlesztői mód be van kapcsolva, akkor Billingo felé küldött adatokat naplózni fogja. Mindkét napló elérhető a WooCommerce / Állapot / Naplók menüpontban(válaszd ki a ‘wc_billingo_plus’ kezdetű logfájlt).

E-mail testreszabása

A WooCommerce e-mailekbe be lehet ágyazni az elkészült számlák hivatkozását. Ha szeretnéd módosítani az e-mailben lévő szöveget, duplikáld az e-mail sablon fájlt(woo-billingo-plus/includes/emails/) a témád woocommerce/emails mappájába.

Hibaelhárítás

Valamiért nem készül el a számla

Első körben nézd meg az Eszközök / Webhely egészség menüpontban, van e valami hibaüzenet a Billingo Plus bővítménnyel kapcsolatban. Ha manuális számlakészítéskor a hibaüzenetből nem derül ki, mi a gond, akkor nézd meg a WooCommerce / Állapot / Naplók menüpontban lévő hibanaplóban a teljes üzenetet. Ha ez sem segít, nyugodtan lépj kapcsolatba velem.

Error: User needs to be premium or trial! Mi lehet a probléma?

Ez az üzenet akkor látszódik, ha nincs Prémium előfizetésed a Billingo-nál.

Error: Cannot handle token prior to… üzenetet látok számlakészítéskor

Valószínű, hogy a tárhelyeden nem pontos az idő és nem egyezik (1 percen belül) a Billingo szerverének pontos idejével. Utábbit itt tudod ellenőrizni: https://www.billingo.hu/time
A tárhelyszolgáltatódat kérd meg, hogy ellenőrizzék a beállított időt.